Para un CRM su base de datos es como su corazón, si esta no funciona nada funciona. En este artículo, vamos a hablaros de cómo mantener una base de datos CRM para que su funcionamiento sea siempre el más óptimo para la empresa.
CRM o «Customer Relationship Management» es un software, un modo de ver el funcionamiento de la empresa, donde el cliente es el centro de todo y, a través de esta herramienta, se gestionan todas las relaciones y acciones que tenemos con ellos.
La base de datos del CRM es una de las grandes características que podremos encontrar en este tipo de software. Su capacidad para recoger grandes cantidades de datos, analizarlos y actuar en consecuencia puede significar un valor diferencial para la empresa.
Hoy en día tenemos la posibilidad de personalizar las comunicaciones con el cliente, así como nuestras interacciones. Todo ello es gracias a los muchos datos que podemos almacenar y analizar sobre ellos, y que nos mostrarán gustos, intereses, horarios, plataformas, etc. Información que usaremos para adaptar nuestros mensajes.
¿Qué CRM elegir según la base de datos?
Con la elección del CRM adecuado, se obtendrá un control más exhaustivo de todos los procesos de la empresa. Desde las ventas al marketing, pasando por la gestión comercial, la contabilidad o las finanzas.
Existen multitud de softwares CRM, sin una opinión experta que sepa relacionar las necesidades de las empresas con lo que ofrece cada una de las opciones, llevaría un tiempo valiosísimo elegir la correcta, y ello contando con que se eligiese bien.
La base de datos de cada solución software será distinta a la que haya desarrollado otro, en tamaño, funcionalidad o usabilidad. También dependiendo del tipo de CRM que estés buscando cambiarán, por lo que ¿Sabemos que CRM elegir adaptado a cada base de datos?
Para saber qué CRM elegir según la base de datos, se debe en primer lugar establecer cuáles son las necesidades que cubrir. Un ecosistema de expertos deberá exponer las diferentes soluciones que más se adapten y que constituyan las mejores propuestas.
Con ello, la organización dispondrá de diferentes opciones de gran calidad entre las que elegir, siempre adaptadas al presupuesto y a las necesidades pre-fijadas.
¿Cómo sacarle el máximo partido a tu base de datos CRM?
Tener una base de datos de gran tamaño, que almacene toda la información que pueda en algún momento resultar necesaria, facilitará a todas las áreas de decisión de la empresa el establecimiento de las estrategias y acciones que llevar a cabo con los clientes.
Con el uso de un CRM, se nos abren muchas posibilidades a la hora de interaccionar con los clientes, pudiendo personalizar las comunicaciones según sus datos de comportamiento, gustos o intereses. Esta información recopilada podrá ser usada en todas las acciones de marketing, ya sea publicidad, “customer experience” o redes sociales.
Para sacarle el máximo rendimiento a la herramienta CRM se deben establecer una serie de criterios de segmentación en la base de datos para separar a los posibles clientes en distintas categorías según determinadas características.
Esta división servirá para que la empresa pueda adaptar sus acciones y enviar el contenido específico en función de sus características y necesidades.
Otro aspecto que se debe tener en cuenta es el de analizar las redes sociales de los clientes potenciales. Los profesionales de ventas pueden obtener información sobre sus clientes potenciales de las rede sociales y si mencionan a la empresa o la competencia.
Funcionalidades de la base de datos
Una base de datos almacena datos y los conecta en una unidad lógica junto a los metadatos necesarios para poder procesarlos. Las bases de datos son instrumentos de gran utilidad para gestionar grandes ficheros y facilitar la consulta de información.
De entre todo lo que una base de datos puede aportar, rescatamos aquí tres funcionalidades de gran importancia para ayudar a tu empresa:
1- Crear e importar contactos de manera automática
Una base de datos debe ser capaz de permitirnos centralizar toda esa información en un único sitio para, desde ahí, poder gestionarla eficazmente.
Además, es esencial que establezcamos reglas para que, en la medida que se pueda, la mayor parte de los leads que se creen lo hagan de manera automática, logrando una mayor eficiencia.
2– Encontrar a tus leads velozmente
Como la anterior, estas funcionalidades lo que buscan es facilitarnos el desarrollo de las tareas.
Poder utilizar filtros y etiquetas para su ordenación dentro de la base de datos en base a determinados criterios es vital, establecer un sistema para que rápidamente podamos encontrar los contactos que buscamos en cualquier momento, las acciones que les toca y las personas encargadas.
3- Calificación de los leads
Esta técnica se denomina lead scoring, y simplemente consisten en calificar cada contacto con una puntuación según se encuentre más o menos cerca de cumplir con el objetivo propuesto (compra). Estas puntuaciones y su valor las estableceremos nosotros, y a partir de ellas pueden entrar en juego otras técnicas como el “lead nurturing” donde se adaptarán las acciones a realizar según el grado de puntuación o lead scoring del contacto.